Трейд-маркетинг

Продолжение истории: Внедрение системы класса rDMS для автоматического сбора и учета вторичных продаж

На этапе внедрения нашей rDMS мы также столкнулись с определенными проблемами, которые нам кажутся весьма типичными для подобных систем. В данной части статьи речь пойдет о них, а также о возможных способах решения.

На начальном этапе загрузки данных в систему у нас возникали следующие проблемы технического характера:

Проблема №1. Выгрузка данных от партнера зачастую носит нерегулярный характер. В этом случае данные в базе могут быть неполными и не отражать реальной картины состояния дел дистрибьютора.

Проблема №2. Возникает большое количество ошибок загрузки данных из-за несоответствия или отсутствия идентификаторов ключевых полей, таких как номенклатура, контрагент и т.п. Ошибочные данные в систему не должны загружаться, а система должна автоматически информировать ответственного сотрудника о возникшей проблеме.

Проблема №3. Внутренние перемещения дистрибуторов могут учитываться, как вторичные продажи, что может привести к задвоению вторичных продаж и дисбалансу остатков.

Все вышеописанные проблемы мы успешно решили:
1. Созданием в системе алгоритмов автоматического трехуровневого контроля и верификации загружаемых данных.
2. Возможностью дозагрузить отвергнутые ранее данные, если вызвавшая это ошибка была скорректирована.
3. Наличием специализированных отчетов по анализу ошибок и предупреждений, выявленных в процессе загрузки данных.
4. Наличием функционала автоматического информирования ответственных сотрудников клиента о выявленных проблемах.

На следующем этапе внедрения мы столкнулись с проблемами, обусловленными влиянием человеческого фактора:

Проблема №4. Непонимание со стороны сотрудников отдела продаж.
Что делать с большим объемом получаемых данных? Как эффективно использовать данную информацию и работать с ней? (Несмотря на то, что вся информация и отчетность были детализированы и структурированы, и мы, как инициаторы внедрения системы, четко понимали, какой мы хотим получить результат и куда мы идем).
На мой взгляд, истинной причиной является то, что раньше вся информация по вторичным продажам была только в разряде статистики, да и то за прошедший месяц. Что получилось, то и получилось! Но теперь появилась возможность контролировать вторичные продажи и управлять ими в режиме онлайн, подводить качественно промежуточные итоги трейд-маркетинговых мероприятий.
Данную проблему удалось решить с помощью обучения команды продаж в индивидуальном и групповом формате. На это у нас ушло еще около года, что в конечном итоге качественно отразилось на росте продаж компании в целом.

Проблема №5. Отсутствие структуры отчетности.
По опыту многих компаний, именно эта проблема становится главной причиной отказа от использования rDMS. К сожалению, без четкого понимания, куда идти и что контролировать, любая, даже самая технически продвинутая аналитическая система будет неэффективна.

Решаем проблемы полностью
Ясное понимание законов, по которым протекают бизнес-процессы, является одним из основных факторов, влияющих на эффективное ведение бизнеса. Из этого следует логичный вывод: важнейшим действующим звеном системы автоматического сбора и учета вторичных продаж является человек, который понимает, как использовать все ее мощности на благо компании.
Если в вашей компании нет такого человека или у него имеются сомнения в собственной компетенции, то мы готовы поделиться своим опытом. Поможем вам расставить приоритеты, рассмотрим и предложим варианты структуры отчетности для вашей компании индивидуально, исходя из ваших запросов и требований.
При необходимости мы готовы организовать индивидуальное или групповое обучение сотрудников отдела продаж, трейд-маркетинга и аналитики. Мы проведем для ваших сотрудников тренинги преодоления возражений, объясним, зачем нужна система, научим ею пользоваться, поделимся опытом мотивации торгового персонала и дистрибуторов, предупредим о возможных ошибках.


Чтобы воспользоваться нашим специальным предложением, заполните эту форму и нажмите кнопку «Отправить».

Ваше имя (обязательно)

Ваш телефон (обязательно)

Ваш e-mail

Должность

Промо-код

Сообщение


* Нажимая на кнопку "Отправить", Вы даете согласие на обработку персональных данных, и соглашаетесь
с Политикой обработки персональных данных

Внедрение системы класса rDMS (Retail Distribution Management System) для автоматического сбора и учета вторичных продаж

Перед многими компаниями все острее встает вопрос о внедрении системы автоматизированного сбора данных о вторичных продажах и остатках. Чрезвычайно трудоемкая Excel-отчетность постепенно уходит в прошлое, а на смену ей приходят современные программные средства, которые позволяют полностью реализовать необходимый функционал в режиме онлайн.

Как мы искали тех, кто сделает для нас супеrDMS и что из этого вышло
Несколько лет назад, в период моей работы директором по торговому маркетингу в одной компании, известной на FMCG-рынке, остро встал вопрос внедрения подобной системы. Для эффективной работы требовалась аналитика по вторичным продажам, активной клиентской базе, сходу с полки и т.п. Уже на тот момент был ясен необходимый функционал: какие данные и показатели с какой периодичностью в каком виде необходимы для работы.
В процессе мониторинга рынка IT-услуг по созданию сервисов автоматического сбора и учета вторичных продаж стало понятно, что стоимость подобных проектов оценивается в сумму с шестью нулями, а срок внедрения начинается от полугода. Причем данные системы были коробочными решениями и удовлетворяли потребности компании не в полном объеме, а лишь частично. Индивидуальная доработка была, конечно, возможна, но за отдельную плату. Также система требовала наличия постоянной поддержки от разработчика, которая была не всегда оперативной и доступной.
В курилке, в клубах табачного дыма и аромата черного кофе, мы произвели мозговой штурм, в результате которого было принято решение о создании системы собственными силами. В этот момент компания меняла платформу учета на 1С: Предприятие 8, и мы предложили интегрировать обе системы в единое целое. В дальнейшем стало понятно, что это была удачная идея, ведь как иначе наглядно увидеть в одном отчете первичные продажи вместе с вторичными продажами и остатками.

Начало собственного пути – трудности перевода
Первая трудность, с которой нам пришлось столкнуться – это сложность с преобразованием своих идей в четкое техническое задание. Это оказалось совсем не просто. Два месяца мы потратили на создание рабочего проекта. В процессе внедрения он не раз претерпевал существенные изменения – и это при том, что мы четко понимали наши потребности и видели пути достижения поставленной цели. Нам пришлось структурировать все свои требования и перевести их с «человеческого языка» на язык программистов. Все это сопровождалось постоянными спорами на повышенных тонах, ведь аналитику порой бывает очень трудно переубедить программиста.
Затем мы определились, какие данные мы могли бы получать от наших партнеров независимо от их учетных систем и качества ведения учетных баз данных. Проанализировав всю полученную информацию, установили минимально необходимый список выгружаемых данных. Так на свет появились регламенты обмена.

Первые результаты и работа над ошибками
Спустя три месяца с начала проекта мы подошли к рубежу создания технологии передачи данных и формирования спецификаций выгрузки данных; разработали систему шифрования данных. Первую тестовую выгрузку мы внедрили уже через 4 месяца. Параллельно создавали саму базу данных, ее структуру и отчеты, и отрабатывали технологии верификации получаемых данных. Первый тест базы данных мы осуществили спустя 6 месяцев с начала проекта.
Следующие 6 месяцев мы постоянно работали над собственными ошибками, совершенствовали систему и подключали к ней дистрибуторов, встречая сопротивление как собственного отдела продаж, так и внешних партнеров.
Особенно нужно отметить, что уровень профессионализма работы ИТ-подразделений компаний в регионах крайне разнороден. Нам пришлось поработать как с очень компетентными командами, которые быстро и эффективно запускали у себя процессы обмена, так и с приходящими одинокими программистами, с которыми мы скрупулёзно работали месяцами.

И первые выводы: время-таки – деньги
В конечном итоге на создание и внедрение собственной системы у нас ушел целый год – при том, что мы были одержимы идеей и работали, не покладая рук и карандашей.
Если это перевести в деньги, то создание собственной системы автоматического сбора и учета вторичных продаж / остатков обошлось компании в сумму, гораздо большую запрошенной сторонними разработчиками за уже готовый продукт. Но можно считать, что эти затраты были оправданы, так как, во-первых, rDMS была создана в точном соответствии с потребностями нашей компании, а во-вторых, дальнейшая поддержка и развитие системы уже будут для нашей компании условно бесплатными.
На основе полученного опыта мы осознали, что сейчас рынку необходим продукт, который бы сочетал в себе цену и доступность коробочного, и при этом был бы четко ориентирован на потребности и задачи конкретного клиента.
Уникальный результат: плюсы индивидуального и универсального решения – в одном
Результаты собственного приобретенного опыта позволяют нам теперь предложить рынку уникальный продукт – систему TRADEINCOME, которая является симбиозом создания собственной индивидуальной системы для конкретной компании и готового, универсального, проверенного временем решения.

Немного о плюсах.
1. Система максимально удовлетворит потребности любой компании, так как не представляет собой готовое коробочное решение, а создается с учетом особенностей рынка и ведения бизнеса каждой конкретной компании.
2. Используется простая и отработанная технология сбора данных.
3. Сжатые сроки внедрения.
4. Гарантированный результат.
5. Низкая стоимость эксплуатации.
6. Индивидуальный подход к каждому клиенту.
7. Возможность интеграции с платформой 1С: Предприятие 8.
8. Низкие затраты на старте, клиент платит за фактически выполненную работу.
9. Стоимость внедрения на 30-50% дешевле аналогов.
Основная цель, которую мы преследовали при создании системы – это автоматизация отчетности отдела продаж и трейд-маркетинга. Нет смысла тратить на отчетность время и людские ресурсы, это сделают технологии, а отделы продаж должны продавать.

Продолжение читайте здесь…



Чтобы воспользоваться нашим специальным предложением, заполните эту форму и нажмите кнопку «Отправить».

Ваше имя (обязательно)

Ваш телефон (обязательно)

Ваш e-mail

Должность

Промо-код

Сообщение


* Нажимая на кнопку "Отправить", Вы даете согласие на обработку персональных данных, и соглашаетесь
с Политикой обработки персональных данных

Возражения дистрибьюторов

Очень часто при настройке обмена данными с дистрибьюторами приходится преодолевать их возражения. Мы собрали наиболее частые из них и даем ответы, которые помогут преодолеть это препятствие.

Возражения дистрибьюторов 16-9

Возражения дистрибьюторов 4-3

Зачем собирать «вторичку»?

Во время кризиса во многих компаниях особо остро встает вопрос: «Как мы можем улучшить нашу работу, сократить издержки, сохранить долю рынка?» Самые часто встречающиеся решения – сокращение персонала, экономия на офисных расходах, сокращение развивающих выплат дистрибьюторам. Но все эти пути зачастую ведут к снижению общей эффективности бизнеса. Перегруженность сотрудников ведет к некачественному исполнению их функций, возможности экономии на расходах офиса сильно ограничены, а отсутствие развития на уровне торговых точек напрямую ведет к потере доли рынка.

Есть еще одна альтернатива, лишенная описанных недостатков: повышение качества работы за счет эффективного использования информации. В частности, информации о товародвижении, или «вторичных данных». Это информация об остатках продукции на складах дистрибьюторов и о вторичных продажах (Sell out) с учетом количества и стоимости отгруженных товаров, количества охваченных торговых точек (АКБ), торговых представителей и ряда иных показателей.

Учет вторичных данных позволяет при сохранении эффективности значительно снизить издержки по стимулированию канала товародвижения. За счет оптимизации выплат в зависимости от полученного результата сокращаются расходы на персонал. Более четкое планирование и на уровне компании в целом, и на уровне каждого дистрибьютора уменьшает количество возвратов и списаний. А наличие этих данных в виде информативных сводных графиков повышает осведомленность топ-менеджмента компании об общем состоянии рынка и способствует принятию более оперативных и правильных решений.

Этой статьей мы открываем цикл публикаций, в котором будет рассказано об использовании информационной системы, и в частности, вторичных данных, для повышения эффективности продаж и общей рентабельности бизнеса.

Термины трейд-маркетинга

Канал товародвижения – совокупность всех участников торговой цепочки, начиная от производителя и заканчивая розничной торговой точкой, обеспечивающие доставку продукта конечному потребителю.
Номенклатурная позиция, Stock keeping unit (SKU) – уникальный тип продаваемой товарной позиции.
Номенклатурная группа – группа однородных номенклатурных позиций, по которым ведется обобщенное планирование и анализ. Группировка может производиться в один или несколько уровней.
Первичные продажи (Sell in) — продажи производителя на склад дистрибутора.
Вторичные продажи (Sell out) — продажи дистрибутора в торговые точки.
АКБ (Активная Клиентская База) — количество торговых точек закупивших продукт за определенный период времени.
Средняя линия – усредненное количество номенклатурных позиций (SKU), отгруженных в торговые точки за определенный период времени. Может рассчитываться по определенному менеджеру, территории или каналу сбыта
MML (Minimum Must List), Минимальная ассортиментная матрица – определенный ассортиментный перечень, который должен находиться на полке торговой точки. Для целей анализа подсчитывают количество торговых точек, сделавших закупку минимальной ассортиментной матрицы за определенный период времени.
Point – 1 номенклатурная позиция (SKU), отгруженная в 1 торговую точку вне зависимости от объема продаж. Для расчета показателей качества работы торгового персонала используют общее количество Point за определенный период времени, отгруженных тем или иным сотрудником.
Offtake – объем продаж определенного SKU или номенклатурной группы из торговой точки конечному потребителю.

Информация владеет миром

В текущей экономической ситуации в стране, тенденции FMCG рынка таковы:

Во-первых, это снижение покупательной способности, падение и перераспределение спроса в сторону более дешёвого продукта. Как следствие, изменение привычек потребителей и их потребительских предпочтений.

Во вторых, экспансия торговых сетей и как следствие:

  • вытеснение и выдавливание мелкого и среднего розничного бизнеса;
  • рост продаж СТМ торговых сетей;
  • изменение ассортиментной матрицы;
  • сокращение полочного пространства.

В-третьих, постоянно нарастающая конкуренция производителей, как следствие:

  • падение объемов продаж, уменьшение доли рынка;
  • увеличение бюджетов;
  • снижение цены;
  • перераспределение рынка сбыта;
  • вывод новых адаптированных под рынок продуктов;
  • уменьшение доходности бизнеса.

Все это вынуждает производителя искать альтернативные каналы сбыта.

На данный момент любой компании приходится оперативно реагировать на угрозы рынка. Руководителям подразделений продаж и торговых компаний для принятия управленческих решений, как никогда раньше, необходима оперативная, систематизированная, развернутая и корректная информация. Правильно принятое решение – это залог успеха любой компании. Комплексный подход к оценке показателей коммерческой деятельности может обеспечить использование современных технологий обмена данными, их контроля и верификации, облегчающих принятие управленческого решения. В противном случае вы получите только общую статистику и сможете констатировать проблему, но не решить ее.

Затрагивая глобально эту тему, хотелось бы привести в пример злободневную и трагикомичную ситуацию из собственного опыта, с которой сталкивался, наверное, каждый руководитель отдела продаж. Основываясь на статистике первичных продаж первых трех недель текущего месяца руководство пребывает в полной уверенности, что план продаж будет выполнен на 100%. То же самое утверждают менеджеры по продажам. Но начиная с четвертой недели, уверенность начинает таять, а прогноз выполнения плана постепенно снижается до 80%, а иной раз и до 60%. Для спасения ситуации, начиная с четвертой недели, накаляется обстановка и начинается тяжелая работа по спасению плана продаж месяца. Пришло время героев и их ратных подвигов. Отдел продаж гудит как улей: выискиваются возможности дополнительных отгрузок – проявляется интерес ко вторичным продажам (Sell-out) и остаткам на складе клиентов, проводятся дополнительные переговоры с клиентами, транслируются дополнительные бюджеты, ретро бонусы сверх плана и обещания проведения крупномасштабных акций по распродаже остатков товара клиентов. И вот наступает время «Ч»: если повезет, то план выполнен на 90%, а вывоз товара со склада компании продолжается до середины следующего месяца. Даже если план продаж выполнен, мы имеем дополнительные расходы от оборота компании в среднем:

  • 2% на дополнительную мотивацию клиентов;
  • 2% затрат на дополнительную логистику в конце месяца;
  • 1% затрат на дополнительную отсрочку клиентам и на просроченную дебиторскую задолженность;
  • 1% на бонусы менеджерам отдела продаж;
  • полутора-двухмесячные остатки у лояльных клиентов;
  • перспектива в недалеком будущем частичного возврата просроченного товара от клиента.

Подводя итоги месяца, мы понимаем, что план продаж даже если и выполнен, то со скрипом, привлечены дополнительные бюджеты, которые израсходованы нецелевым образом, а сотрудники получили бонусы. Всех все устраивает? Думаю, нет.

Давайте для примера посчитаем: при обороте компании в 100 000 000 рублей, только дополнительные затраты на выполнение плана могут составить 6 000 000 руб.

Эту сумму вполне можно сравнить с месячным фондом оплаты труда отдела продаж средней торговой компании или фондом оплаты труда 100 эксклюзивных торговых представителей из расчета 60 000 рублей (с учетом налогов) на человека. Если каждый из них продаст по 200 000 рублей в ценах производителя, компания получит дополнительный объем вторичных продаж 20 000 000 рублей, что позволит снизить остатки у клиентов на объем дополнительных вторичных продаж в 20 000 000 руб.

Также эта сумма сравнима с суммой годового листинга в 4 SKU в 1000 торговых точек локальных сетей с месячным дополнительным оборотом вторичных продаж 2 400 000 рублей и годовым оборотом 28 800 000 рублей.

Возникает резонный вопрос: кому нужны такие подвиги и потемкинские деревни? В сегодняшних экономических условиях единственным правильным решением является планомерная постоянная работа со вторичными продажами и полочным пространством торговой точки. Не лучше ли ставить задачи по развитию вторичных продаж, постоянно контролировать их выполнение и выделяемые бюджеты, оценивать эффективность работы торговых сетей и торгового персонала?

Пришло новое время и новые рыночные реалии. Качественно контролировать вторичные продажи и выполнение поставленных задач можно только имея в арсенале информационную систему, которая способна в режиме on-line предоставить всю необходимую для принятия решений информацию.

Информационная система поможет Вам:

  • своевременно получать корректную и структурированную коммерческую информацию;
  • подводить промежуточные итоги и видеть реальный прогноз продаж;
  • оперативно реагировать на возникшие проблемы и принимать правильные решения.

В противном случае Вам придется вести бизнес, ориентируясь на первичные продажи (Sell-in) и констатировать факты 1-2 раза в месяц, получая срез по вторичным продажам (Sell-out) с большой погрешностью из-за влияния человеческого фактора.